Аутсорсинг – защо, как и кога

публикувано в: Лидерство

16 Апр
2010

 

Аутсорсингът е възлагане на собствени дейности на подизпълнител.

Аутсорсинг - защо да използваме този управленски прийом
 
Главното преимущество на аутсорсинга е, че позволява на фирмата да повиши своята производителност и ефективност чрез фокусиране върху основните си дейности.  Като правило, колкото по-малко функции изпълнява един служител, толкова по-производителен е той.  Например, ако изготвя оферта за 15 минути, то при 5 прекъсвания времето за завършване на офертата се удължава на 20 минути (+33%).  А колкото повече функции изпълнява служителят, толкова повече прекъсвания по задачите си ще има.
 
Постулат 1. Мениджърът трябва да минимизира броя функции, изпълнявани от всеки служител.
 
Постулат 1 е в непрекъсната борба с:
 
Постулат 2. Мениджърът е длъжен да осигури на ниво отдел/фирма надеждност и качество на изпълнение на всяка функция (т.е. минимум 2 души трябва да бъдат квалифицирани да изпълняват всяка една функция, така че при отсъствия на единия, вторият да подсигури качественото изпълнение на функцията).
 
Ако фирмата ви извършва по 5 външнотърговски операции месечно и не ви достигат човешки ресурси, бихте могли да възложите съпътстващите ги 5 митнически процедури на митнически брокер.  По този начин намалявате задълженията на служителя си и пренасочвате усилията му към по-важни за фирмата дейности.
 
 
Как и кога е целесъобразно да се прилага аутсорсинг
 
Да вземем за пример малка търговска фирма със следните обособени дейности: мениджмънт, внос на стоки, продажби, дистрибуция и счетоводство.  Първите 3 дейности са основни и не бива да бъдат възлагани на външни организации.  В нашия пример, подходящи за аутсорсинг са дистрибуцията и счетоводството.  Фирмата разполага с 1 счетоводител с нетна заплата 900 лв. или преки разходи за заплата на работодателя около 1300 лв. Към преките разходи на работодателя е редно да добавим и косвените (част от наема на офиса, разходи за оборудване и поддръжка на работното място, канцеларски материали, телефония и т.н.).  За улеснение, на база на 12 годишни наблюдения, в своите изчисления аз приемам, че тези косвени разходи са равни на 50% от преките разходи за заплата на работодателя (вие използвайте %, отговарящ на ситуацията във вашата фирма).  Или общо разходите по счетоводителя от примера възлизат на аутсорсинг, мениджър1300+50% = 1950 лв.  От друга страна офертата на счетоводните къщи, на които евентуално бих възложил счетоводството на фирмата завишавам с 15%, които представляват разходите по усложнената комуникация с тях. От позиция разходите на фирмата, точка на безразличие имаме при оферта на счетоводните къщи 1700 лв (1695.65+15%=1950 лв).                             Аутсорсинг- липсващите елементи
                                                                                    не погубват същността.
 
Постулат 3. Точката на безразличие е само отправната точка за решението ни да приложим мениджърската техника – аутсорсинг.
 
Не е достатъчно да имаме изгодната оферта, например 900 лв.  Спрямо икономията (месечна или за периода на действие на аутсорсинга) е необходимо да претеглим:
 
  • вероятността след 6-12 месеца да се удвои счетоводния документооборот и как това ще се отрази на точката на безразличие
     
  • вероятността да внедрим софтуер, който интегрира доставките, продажбите и счетоводството; без собствен счетоводител такава интеграция е невъзможна
     
  • степента на натовареност на фирмения счетоводител и какви други функции той изпълнява
     
  • значимостта на личността на счетоводителя за екипа
     
  • каква е потребността от спешни справки от счетоводството (счетоводната къща ще ги предоставя със значително забавяне, сравнено със собствен счетоводител)
     
  • важността ни като клиент за счетоводната къща (избираме тази, за която бихме били ключов или поне средно голям клиент)
 
Като всяко друго управленско решение, решението за аутсорсинг не може да бъде резултат от математическо уравнение.  То зависи от плановете на мениджъра, точността на неговите прогнози, динамиката в развитието на фирмата, степента й на иновативност, качеството на текущите кадри...
 
Тази неяснота на решенията прави работата на мениджъра по-предизвикателна и интересна, разкрива обширно поле за изява и реализация.  Неяснотата носи и напрежение, и несигурност, но който се страхува от мечки – да не ходи в гората!
 
Желаещите да бъдат мениджъри са в пъти повече от можещите да бъдат мениджъри.  Допускам, че копнежът за власт замъглява трезвата преценка у неподготвените желаещи.  Но..., нека гледаме себе си!  Пътят към промяната на отдела, фирмата, обществото започва от нас самите.  Пътят дълъг хиляда км започва с една малка крачка – обичаше да казва Конфуций.

Оцени:

Подобни публикации


Коментари:

Последни статии


БИЗНЕС КОНСУЛТАЦИИ
НАТИСНИ ТУК


КАЛЕНДАР НА СЕМИНАРИТЕ 2017
НАТИСНИ ТУК


Категории