Главното преимущество на аутсорсинга е, че позволява на фирмата да повиши своята производителност и ефективност чрез фокусиране върху основните си дейности.  Като правило, колкото по-малко функции изпълнява един служител, толкова по-производителен е той.  Например, ако изготвя оферта за 15 минути, то при 5 прекъсвания времето за завършване на офертата се удължава на 20 минути (+33%).  А колкото повече функции изпълнява служителят, толкова повече прекъсвания по задачите си ще има.

Постулат 1. Мениджърът трябва да минимизира броя функции, изпълнявани от всеки служител.

Постулат 1 е в непрекъсната борба с:

Постулат 2. Мениджърът е длъжен да осигури на ниво отдел/фирма надеждност и качество на изпълнение на всяка функция (т.е. минимум 2 души трябва да бъдат квалифицирани да изпълняват всяка една функция, така че при отсъствия на единия, вторият да подсигури качественото изпълнение на функцията).

Ако фирмата ви извършва по 5 външнотърговски операции месечно и не ви достигат човешки ресурси, бихте могли да възложите съпътстващите ги 5 митнически процедури на митнически брокер.  По този начин намалявате задълженията на служителя си и пренасочвате усилията му към по-важни за фирмата дейности.

Да вземем за пример малка търговска фирма със следните обособени дейности: мениджмънт, внос на стоки, продажби, дистрибуция и счетоводство.  Първите 3 дейности са основни и не бива да бъдат възлагани на външни организации.  В нашия пример, подходящи за аутсорсинг са дистрибуцията и счетоводството.  Фирмата разполага с 1 счетоводител с нетна заплата 900 лв. или преки разходи за заплата на работодателя около 1300 лв. Към преките разходи на работодателя е редно да добавим и косвените (част от наема на офиса, разходи за оборудване и поддръжка на работното място, канцеларски материали, телефония и т.н.).  За улеснение, на база на 12 годишни наблюдения, в своите изчисления аз приемам, че тези косвени разходи са равни на 50% от преките разходи за заплата на работодателя (вие използвайте %, отговарящ на ситуацията във вашата фирма).  Или общо разходите по счетоводителя от примера възлизат на 1300+50% = 1950 лв.  От друга страна офертата на счетоводните къщи, на които евентуално бих възложил счетоводството на фирмата завишавам с 15%, които представляват разходите по усложнената комуникация с тях. От позиция разходите на фирмата, точка на безразличие имаме при оферта на счетоводните къщи 1700 лв (1695.65+15%=1950 лв).                             Аутсорсинг- липсващите елементи
                                                                                    не погубват същността.

Постулат 3. Точката на безразличие е само отправната точка за решението ни да приложим мениджърската техника – аутсорсинг.

Не е достатъчно да имаме изгодната оферта, например 900 лв.  Спрямо икономията (месечна или за периода на действие на аутсорсинга) е необходимо да претеглим:

Като всяко друго управленско решение, решението за аутсорсинг не може да бъде резултат от математическо уравнение.  То зависи от плановете на мениджъра, точността на неговите прогнози, динамиката в развитието на фирмата, степента й на иновативност, качеството на текущите кадри…

Тази неяснота на решенията прави работата на мениджъра по-предизвикателна и интересна, разкрива обширно поле за изява и реализация.  Неяснотата носи и напрежение, и несигурност, но който се страхува от мечки – да не ходи в гората!

Желаещите да бъдат мениджъри са в пъти повече от можещите да бъдат мениджъри.  Допускам, че копнежът за власт замъглява трезвата преценка у неподготвените желаещи.  Но…, нека гледаме себе си!  Пътят към промяната на отдела, фирмата, обществото започва от нас самите.  Пътят дълъг хиляда км започва с една малка крачка – обичаше да казва Конфуций.