Да ви звучи познато?  Срещали ли сте тези проблеми при опитите си да проведете по-ефективно поредната бизнес среща?  Сега вероятно ще ви е по-лесно да приемете нашата теза, че умението да провежда ефективни бизнес срещи е сред ключовите лидерски умения, които всеки лидер трябва да усвои .

Не е изненадващо, че 23 години след това проучване нищо не се е променило.  Повечето мениджъри продължават да подхождат изключително непрофесионално към провеждането на бизнес срещи.  Подценявайки значението на добрата организация и подготовка за срещата със служителите ръководителите увеличават собствената си неефективност и я разпространяват сред екипа.

Нека маркираме елементите на ефективната бизнес среща:
1. Планиране на бизнес срещата
2. Провеждане на бизнес срещата
3. Последваща информация

1.Планиране на бизнес среща.

1.1. Определете целта на срещата.
1.2. Осигурете необходимата за участниците обща информация
1.3. Очертайте възможния принос на всеки участник
1.4. Подгответе дневен ред

1.5. Отговорете на следните въпроси:

• Включени ли са правилните участници? (непродуктивните членове трябва да бъдат изключени).
• Представени ли са на срещата всички необходими умения и знания?
• Размерът на групата подходящ ли е?
• Времето удобно ли е за повечето участници? (за групи 5+ души не съществува време, удовлетворяващо всички, затова се съсредоточаваме върху тези 20% от тях, които ще предоставят 80% от резултатите на срещата (съгласно правилото на Парето)).
• Предвидено ли е достатъчно време за всяка тема от дневния ред?
• Дневният ред разпространен ли е до всички участници?
• Дневният ред разпределен ли е навреме, така че всеки да има време да се подготви за срещата?
• Посочени ли са в дневния ред целите зад всяка тема?
• Дневният ред съдържа ли предварителната информация, необходима на участниците?
• Посочени ли са дата, час, продължителност, участници, място на провеждане на срещата?
• Мястото на срещата подходящо ли е?
• Големината на залата и оборудването съответстват ли на размера на групата?
• Залата подсигурена ли е срещу случайни прекъсвания на срещата? (никой и нищо не трябва да прекъсват срещата).

2. Провеждане на бизнес среща.

2.1. Преглед на дневния ред и правилата за поведение.
2.2. Напомняне за времевите ограничения.
2.3. Следване на дневния ред.
2.4. Насърчаване активността на участниците.
2.5. Обобщаване на постигнатите решения на срещата и бъдещите действия.
2.6. Изказване благодарност към участниците.

3. Последваща информация.

3.1. Изпратете на участниците списък на взетите решения, лицето, отговарящо за всяко решение и краен срок.
3.2. Продължете информирането до приключване на последната задача.

На всеки от елементите по-горе може да бъде посветена отделна статия. Надявам се, че макар и кратък, материалът разкрива насоките, които да се следват за провеждане на по-ефективни бизнес срещи.

P.S.
Материалът е извадка от еднодневен семинар на Академията за лидери и не можах да намеря начин да сбия целия семинар в 2 страници.