Да си направим двумерна декартова координатна система с два показателя: значимост (по ординатната ос) и спешност (по абцисната ос).

Да разгледаме всеки един от получените квадранти по реда на изпълнението на задачите в тях.

Квадрант 1.

Тук попадат задачите, които са едновременно спешни и важни. Съвсем логично е да започнем от тях. Това е квадрантът на управлението, на посрещане изискванията на моментната ситуация. Редно е да отбележим, че колкото по-слабо планираме толкова повече нараства дела на квадрант 1. И ако сега ми зададете въпроса „Защо?”, ще отговоря – при липса на планиране, не една и две задачи биват забавени, и задачи, които са били важни, но неспешни се превръщат в спешни. Задачите, попадащи в този квадрант сами ни гонят и изискват полагащото им се време. Те са едновременно важни и спешни, затова и изпълняваме първо тях.

Квадрант 2.

Квадрантът на качеството и стратегията. Тук са дейностите, които са важни и неспешни като дългосрочно планиране, промени в структурата на фирмата и процесите, откриване на нови и закриване на губещи отдели, обучения, тренинги. Доброто планиране и изпълнение на задачите от този квадрант спомага за намаляване дела на квадрант 1. Квадрант 2 не поставя към мениджърите времеви натиск и по тази причина често бива пренебрегван. Резултатът е повече спешност, повече стрес, повече грешки, по-ниска ефективност и прегряване.

Квадрант 3.

Спешните и маловажни задачи пораждат усещане за личностна значимост, способност у хората, когато съумеят да се справят за кратко време с повече проблеми.  Адреналинът, породен от спешността на задачата заличава спомена за маловажността на задачата.  След време хората, които „потъват“ е квадрант 3, започват да се люшкат между двете крайности: самообвинение -„толкова много работя, а резултат няма” и всички други са виновни – „аз се скъсвам от работа, а те …(не ме оценяват, те са неквалифицирани и т.н.).”  Мениджърите, които отдават приоритет на спешни и маловажни задачи не бива да се сърдят другиму, че след година-две конкурентите са ги изпреварили и тяхната мениджърска позиция е застрашена.

Квадрант 4.

Квадрантът на вредните ни навици.  Щом задачите не са нито важни, нито спешни задължително трябва да ги делегираме.  А ако няма на кого – да стоят на 9-ти глух коловоз в списъка на задачите.  Представете си, че всички във фирмата се захванат да вършат само неспешни и маловажни задачи.  Кой ще върши спешните? А важните?  Колко време ще просъществува фирма, в която няма кой да свърши важните и спешни задачи?  Неспешните и маловажни задачи трябва да се възлагат на най-нискоквалифицираните във фирмата или на външни фирми (старая се да избегна чуждицата „аутсорсинг”).

Искаме да планираме задачите за следващата седмица…

Откъде да започнем? – От втори квадрант.  Задачите в квадрант 1 сами са определили неотложността си – тях трябва само да ги отразим в календара. Но не планираме ли дейностите от квадрант 2 ще позволим на спешните, но маловажни задачи от квадрант 3 да превземат ежедневието ни и да попречат на личната ни ефективност и на възхода на отдела, фирмата.

Кога да планираме? – Петък, след приключване на текущата седмица.  Първо преглеждаме изпълнението на задачите от текущата седмица, спазили ли сме приоритетите …, вземаме си нужните поуки и след това планираме следващата седмица.  В понеделник трябва да пътуваме за работа с ясна мисъл относно предстоящата ни важна и спешна или важна и неспешна задача.

Разбира се, разсъжденията важат и за по-големи периоди, месец, година, но задачите естествено прерастват в проекти, инвестиции, навлизане в нови отрасли, ликвидации…

Когато имаме седмичната си програма, планирането на утрешния ден може да бъде извършено и по по-опростена схема.  Приоретизираме задачите в три групи:

     А.  Задачи, които задължително трябва да свърша утре.

     Б.  Задачи, които е препоръчително да свърша утре.

     В.  Задачи, които ще свърша, ако остане време.