Тест 3. Лидерски умения – провеждане на ефективни заседания

Подготовката и провеждането на заседания е неотменима част от задълженията на мениджъра.  Ефективността на всяко заседание зависи непосредствено от правилното му организиране и провеждане.

Настоящият тест може да установи дълбочината на Вашите познания и умения да провеждате ефективни заседания.

В зависимост от верността на 11-те твърдения, изберете по един от следните отговори:
       а/ почти винаги, 
       б/ често,
       в/ понякога
       г/ почти никога.
Времето за решаване на теста е 3 минути.
1. Подходящо е целесъобразността на всяко заседание, макар и планирано отдавна, да се анализира предварително. Ако се установи, че няма необходимост от провеждането му, то трябва да се отмени.
2. Ако в самото начало на заседанието се установи, е участниците не са подготвени за него, то трябва да се отложи.
3. За предпочитане е да се провеждат по-често заседания с кратък дневен ред, отколкото по-рядко, но с дълъг дневен ред.
4. Като първа точка в дневния ред трябва да се включи въпросът с най-лесно решение.
5. Целесъобразно е заедно с писмената покана за заседанието, съдържаща дневния ред, да се даде и списъкът на участниците.
6. В поканата за заседанието освен часът на започването му е редно да се посочи и часът на завършването му.
7. Заседанията трябва да се провеждат в средата на работния ден.
8. Предварителното определяне местата на участниците в заседателната зала има голямо значение за създаването на делова атмосфера.
9. Ако 5 минути след обявеният час за започване на заседанието 2 от заместниците на директора не са се явили, като не са съобщили за това предварително, целесъобразно е то да се отложи.
10. Във встъпителното си слово, ръководещият заседанието е длъжен да припомни регламента, независимо от това, че той е описан в поканата.
11. Когато участниците в едно заседания са ръководители от различен ранг, при обсъждането на спорни въпроси думата трябва да се дава първо на подчинените, а след това на преките им ръководители.
Отговори:
 
31-33 точки – отличен резултат
28-30 точки – много добър
24-27 точки – добър резултат
20-23 точки – удовлетворителен резултат
Резултат под 20 точки не би трябвало да получи действащ ръководител. Ако Вашият случай е такъв обърнете сериозно внимание на съветите в тълкованията, които специалистите дават.
Въпрос №
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
 почти винаги
 3
 2
 3
 3
 1
 2
 2
 3
 2
 3
 3
 често
 2
 3
 2
 2
 2
 3
 3
 2
 3
 2
 2
 понякога
 1
 2
 1
 1
 3
 2
 2
 1
 2
 1
 1
 почти никога
 0
 1
 0
 0
 2
 1
 1
 0
 1
 0
 0
Тълкования:
 
Въпрос 1: Никога не провеждайте ненужни заседания. И без тях бюрокрация има в излишък.
Въпрос 2: Категоричният отговор „почти винаги” не е уместен, защото се случва да има заседания, на които трябва веднага да се вземе решение.  Дори и с риск решението да не е най-правилното, в такива ситуации заседанието трябва да се проведе.
Въпрос 3: Това е златно правило.  Дългите заседания, над 4 часа, обикновено са неефективни.
Въпрос 4: Психолозите считат, че бързото решаване на един лесен въпрос щевнесе увереност сред участниците.  А тя, от своя страна, ще допринесе за успешното решаване на другите въпроси.  Бързото решаване на първия въпрос създава предпоставки и условия за делова атмосфера.
Въпрос 5: Ако заседанията се провеждат в неизменен състав на участниците, то естествено не е необходимо да се дава списък на участниците.  При заседания с различен състав е задължително предварително да се изпратят имената на участниците.  А, ако има непознати – и длъжностите на участниците. Ето защо тук отговорът, който носи най-много точки е „понякога”.
Въпрос 6: Часът на приключване на заседанието развива чувство за деловитост и повишава ефективността.  Ако тепърва започвате да практикувате тази техника, не се отчайвате, че първите няколко пъти няма да спазите посочения час – новите навици и умения се изграждат малко по-бавно.
Въпрос 7: Счита се, че в първите часове на работния ден директорът е зает с решаването на важни и спешни оперативни въпроси. В края на работния ден пък повечето хора са изморени.  Средата на работния ден е много разтегливо понятие.  Затова и няма категорично налагане на някой от отговорите, а „често” носи най-голям брой точки.
Въпрос 8: Представете си, че закъснявате с 1 минута за заседание.  Понеже сте последен има само един свободен стол, за беля до човека, когото не понасяте и точно срещу човека, когото не можете да гледате.  Колко продуктивен ще бъдете в такава ситуация?  Моля, не подценявайте местоположението и взаимоотношенията на участниците в заседанието.
Въпрос 9: Тук са в сила разсъжденията към въпрос 2.  По принцип следва да се отложи, но…
Въпрос 10: Отновозлатно правило, по което надали има спор.

Въпрос 11: Ако дадете думата първо на прекия ръководител, неговият подчинен, имащ различни идеи по дадения въпрос, надали ще се осмели да ги сподели.  Последното златно правило в теста.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.